Wir haben alle so viel Urlaub, wie wir wollen

Inken Kuhlmann leitet bei Hubspot ein 5-köpfiges Multi-Kulti-Sales-Team. Ihre Mitarbeiter arbeiten von Irland und Berlin, sie selber teilweise im Rheinland. Wie das funktioniert und welche Erfahrungen sie dabei gemacht hat remote zu führen, berichtet sie bei uns im Interview.

 

02.03.2018 • Maria Gerono

 

Was macht ihr und was ist deine Aufgabe?

 

Wir vertreiben Marketing- und Sales-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Und wir im Kleinen machen Marketing und bewerben wiederum diese Software. Interessanterweise haben wir uns damit selbst als Zielgruppe. Mein fünfköpfiges Team ist multikulti. Ich habe jemanden aus Irland, Französinnen und Deutsche. Dieses Jahr kommt noch Italien dazu, dann agieren wir in drei Märkten mit mindestens drei Sprachen. Ich leite das Team und kümmere mich darum, dass alles reibungslos funktioniert.

 

Sitzt dein Team hier vor Ort?

 

Nicht alle. Ich habe eine Mitarbeiterin, die in Galway/Irland sitzt, eine die von Dublin aus arbeitet, und der Rest des Teams sitzt hier. Ich selber pendele – allerdings nicht jeden Tag – von Berlin ins Ruhrgebiet. Meistens bin ich von Montag bis Mittwoch hier (Berlin) und arbeite Donnerstag und Freitag von zu Hause (Dortmund) aus. Das Team hat sich dran gewöhnt und das klappt wirklich gut.

 

Welche Strukturen braucht es, um ein Team remote führen zu können?

 

Das Schlüsselwort ist Überkommunikation. Wir müssen definitiv mehr kommunizieren, als wenn wir in einem gemeinsamen Büro sitzen würden. Das Team muss im Prinzip flexibel genug sein, jederzeit auch mal einen Skype Call dazwischen zu schieben. So als wenn ich einfach mal ungeplant bei dir am Schreibtisch vorbeikomme. Sobald das funktioniert, klappt es sehr gut. Man spürt eigentlich fast keinen Unterschied mehr. Ich würde sogar sagen, dass unser Team dadurch noch effektiver ist. Durch diese Überkommunikation geben sich alle extra Mühe, von den anderen verstanden zu werden und alle auf den gleichen Nenner zu bringen.

 

Wie sieht eure Woche aus?

 

Wir haben – wie in vielen anderen Büros – ein Montagsmeeting, bei uns natürlich virtuell. Jeder erzählt kurz, wie es ihm geht und dann planen wir die Woche. Was steht an? Was wollen wir erreichen? Wer übernimmt welche Aufgaben? Mittwoch haben wir dann noch mal eine halbe Stunde „Stand Up“, wo wir bewusst nicht über die Arbeit reden. Das ist wichtig, damit Kommunikation, wie sie sonst nebenher im Büro abläuft, auch bei uns passieren kann. Donnerstag gibt es dann noch mal eine strukturierte Runde, in der besprochen wird, wie die Woche war.

 

Wie würdest du deinen Führungsstil bezeichnen?

 

Als sehr entspannt. Ich habe viel Vertrauen in mein Team und gebe selten irgendwelche Regeln vor. Meine Mitarbeiter sollen selber einschätzen, wie sie mit Situationen umgehen wollen. Und wenn man die richtigen Leute einstellt, funktioniert das auch. 

 

Ich habe zum Beispiel mal jemanden eingestellt und der war total überrascht, dass er bei uns sein Budget komplett selber verwalten sollte und durfte. Ich habe gesagt, „Ich kann dir zwar Ratschläge geben, aber am Ende entscheidest du selber.“ Da ist dann am Anfang natürlich erst mal sehr viel Unsicherheit. Aber die Leute treffen dann schon die richtigen Entscheidungen. Es geht ja um ihren Verantwortungsbereich und wer sagt, dass ich als Vorgesetzte besser entscheiden könnte. Keiner ist perfekt.

 

Wie oft siehst du deinen Chef?

 

So alle 3 Monate. Was dann doch schon wieder okay ist, weil er viel reisen muss und sehr ausgebucht ist. Wir haben inzwischen international sehr viele Büros.

 

Fehlt dir etwas, im Vergleich zu einem Chef, der auch physisch präsenter ist?

 

Manchmal vielleicht, zum Beispiel, wenn ich im Urlaub bin und mir wünschen würde, dass auch mal jemand auf mein Team schaut. Sowas ist dann schon schwieriger. Theoretisch muss sich mein Team dann auch per Mail an ihn wenden, aber das machen die meisten dann eher nicht und warten bis ich wiederkomme.

 

Was ist bei euch kulturell so anders, als bei anderen Unternehmen?

 

Wir haben eine sehr offene Kultur, die bestimmte Werte ins Zentrum stellt: bescheiden sein, effizient, anpassungsfähig, transparent und außergewöhnlich. Und diese Werte checken wir auch, wenn wir jemanden interviewen.

 

Wie checkst du das?

 

Relativ häufig werden Fragen gestellt, in denen es darum geht, Probleme zu lösen oder Ansätze zu finden, um Aufgaben zu bewältigen. Oft lassen wir die Form frei, in der das präsentiert wird und auch der Umfang der Lösung ist nicht vorgeschrieben. Wir investieren viel Zeit in den Interviewprozess, damit wir ganz sicher sein können, dass der Mitarbeiter unbedingt bei uns arbeiten möchte. Ganz wichtig in dem Prozess ist ein Termin mit dem Team, in dem derjenige letztendlich arbeiten soll. Wir ziehen auch gerne mal jemanden von außerhalb mit hinzu. Es kann nämlich tatsächlich passieren, dass in einem Team ein gewisser Bias entsteht. Gerade weil der Druck, dass man jemanden einstellen möchte, um eine Stelle schnellstmöglich zu besetzen, recht groß sein kann. Jemand von außen hat dann wieder einen ganz anderen Blick.

 

Klingt, als ob ihr gerne immer wieder denselben Prototypen Mitarbeiter anheuert. Wie steht es bei euch um das Thema Diversity?

 

International sind wir sehr divers. Die Mitarbeiter kommen aus ganz unterschiedlichen Backgrounds. Wir ziehen durch unsere Kultur allerdings besonders viele junge Leute an. Das ist uns auch bewusst und wir müssen auf jeden Fall noch weiter daran arbeiten in Bezug auf Alter und Gender unserer Mitarbeiter diverser zu werden.

 

Welche Benefits bietet ihr euren Mitarbeitern?

 

Wir haben alle „unlimited vacation“, also so viel Urlaub, wie wir – theoretisch – haben wollen.

 

... theoretisch?

 

Man muss natürlich noch seine Arbeit machen und dabei auch Rücksicht auf die internen Erfordernisse nehmen, wie Team Calls etc. Man kann also schlecht für drei Monate verschwinden und einfach sagen, man ist weg. Aber die meisten aus meinem Team, nehmen mehr Urlaub, als ihnen in einem klassischen Arbeitsvertrag zustehen würde. Oftmals ist es allerdings so, dass sich die Leute das nicht am Stück nehmen, sondern eher mal einen Freitag frei nehmen, um das Wochenende zu verlängern. Diese Flexibilität ist den meisten Leuten auch viel wichtiger, als am Stück so viel Zeit zu habe. Wenn man in stressigen Monaten das Gefühl hat, man war viel unterwegs und hat viel gegeben, dann nimmt man sich zum Ausgleich einfach mal einen Tag frei.

 

Was schätzen eure Mitarbeiter am meisten?

 

Generell ist unseren Mitarbeitern Flexibilität am wichtigsten. Dass dir keiner sagt, du musst morgens um 8 Uhr im Büro sein und dann musst du hier acht Stunden sitzen. Bei uns kann man von zu Hause aus arbeiten und seine Zeit selber einteilen. Wenn du zum Arzt musst oder der Handwerker kommt, kein Problem, dafür musst du dir bei uns keinen Tag frei nehmen. Es steht einfach keiner mit der Stoppuhr neben dir. Es gibt natürlich auch Strukturen die die Mitarbeiter berücksichtigen müssen. Da wir teilweise in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, gibt es bestimmt auch die eine oder andere Situation, in der man dann nicht um 16 Uhr gehen kann. 

 

Warum funktioniert das bei euch und bei anderen Unternehmen nicht?

 

Weil wir es nicht messbar machen. Andere Unternehmen bieten zwar die Flexibilität, erfassen aber die Stunden. Ich weiß beispielsweise nicht, wann meine Mitarbeiter heute ins Büro gekommen sind.

 

Erlebt ihr, dass die Leute deshalb gezielt zu euch kommen?

 

Definitiv. Ich denke, wir haben genau deswegen so viel Resonanz bei den jungen Leuten. Den Millennials ist das besonders wichtig. Die wollen einfach nicht in eine Form gepresst werden.

 

Hast du vorher in einem traditionellen Unternehmen gearbeitet?

 

Ich kenne viele Familienunternehmen und ich denke, für viele Menschen funktioniert das auch, vor allem weil dort alles gut planbar ist. Die Arbeit zieht einen natürlich auch ganz schön an, wenn man beispielsweise seine Mails auf dem Handy hat und ständig online ist. Da haben anders organisierte Strukturen natürlich auch ihre Vorteile. Da kann man dann seinen Laptop auch mal auf der Arbeit lassen. Bei uns ist Arbeit ins Leben integriert.

 

Unterstützt ihr eure Mitarbeiter aktiv ihrer Gesundheit zu liebe eine klare Grenze zwischen Arbeit und Freizeit zu ziehen?

 

Wer Hilfe braucht, bekommt sie. Eine meiner Mitarbeiterinnen wollte wieder dichter zu ihrer Familie und ist nach Irland gezogen, um von dort aus remote zu arbeiten. Die letzten Wochen habe ich sie ganz oft gefragt: Wie kommst du zurecht? Hast du für dich eine Struktur gefunden? Nimmst du dir auch deine Mittagspausen? Da unterstütze ich sie natürlich, den Kalender so einzurichten, dass das für sie passt. Wenn sich jemand überarbeitet, ist er mir irgendwann überhaupt kein Nutzen mehr. Deswegen ist Prävention essentiell.

 

Damit dieses Prinzip funktioniert, müsst ihr wahrscheinlich ziemlich konkrete Ziele vereinbaren, richtig?

 

Das funktioniert bei uns eigentlich ganz gut. Die Aufgaben sind relativ konkret. Wenn wir beispielsweise eine Kampagne fertig stellen müssen, dann gehört dazu eine Landingpage, ein Blogartikel und Social Media Promotion. Und das muss dann zu einem festgelegten Zeitpunkt fertig sein. Das ist alles sehr gut messbar.

Wir sind allerdings insgesamt sehr feedback-getrieben. Wer Feedback nicht mag, ist bei uns fehl am Platz. Feedback gibt es bei uns von unten und von oben und das kann manchmal auch ganz schön hart sein. Wichtig ist das man damit und an sich arbeitet. Man hat sehr viel Autonomie, das macht Selbstreflexion umso wichtiger.

 

Vielen Dank, Inken.

 

 

Kategorie: Interviews

Schlagworte: